クラウド上でデータを共有することができるペーパーレス会議

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Paperless conference

ペーパーレス会議導入の際の注意点

パソコンを使う人

ペーパーレス会議には、コストの削減、労力の削減、情報漏洩のリスク解消といったメリットがあります。一方で、ペーパーレス会議導入の際は、次のような点に注意が必要です。一つ目は、資料整理のルールづくりです。机の上が紙資料の山となり、必要な資料を見つけられなかったことはありませんか。『何がどこにあるかわからなくなる』のは、紙資料だけではありません。ペーパーレス会議に使うデジタル資料も、後に検索することを考慮して整理する必要があります。資料の名前や分類の仕方を統一するなど、事前にルールを決めておくようにしましょう。
二つ目は、意識改革の点です。保存媒体として、紙の方が安心だと思う方もいることでしょう。ペーパーレス会議を導入しても、『念のため資料をプリントアウトしておこう』なんてことが重なれば、十分なコスト削減につながりません。紙資料にかかるコストを明示する、ITに不慣れな社員もスムーズにデータを閲覧できる環境をつくるなど、社内での意識改革が重要です。
三つ目は、会議資料の質と量紙資料です。紙資料は配布準備や保管場所が必要です。必然的に印刷できる量が限られるため、内容を吟味し、コンパクトにまとめた資料となります。一方、ペーパーレス会議ではこうした制限がなく、豊富な情報を示すこともできます。しかし、情報の吟味が大切な点は変わりません。『いつのまにか会議に不適切な情報量になっていた』ということがないように、気をつけましょう。

お知らせ

2017年02月02日
ペーパーレス会議が良い理由についてを更新しました。
2017年02月02日
ペーパーレス会議で何を実現できるのかを更新しました。
2017年02月02日
ペーパーレス会議導入の際の注意点を更新しました。
2017年02月02日
実際にペーパーレス会議を経験して感じたことを更新しました。