クラウド上でデータを共有することができるペーパーレス会議

SITEMAP

Paperless conference

ペーパーレス会議でクラウドを導入する意義とは?

近年、企業によってはペーパーレス会議を導入しているところが増えています。ペーパーレス会議というのは文字通り紙に印刷資料を用いるのではなく、電子データをタブレットなどを使って読み、会議を行うことを指します。なぜ近年ペーパーレス会議を導入する企業が増えているのでしょうか。大きな理由はコスト削減ということです。しかし、実はコスト削減以外にも意義があります。それは何でしょうか。
ペーパーレス会議を導入する意義の一つは会議をより効率的に行うことができるということです。どういうことでしょうか。例えば、会議の資料を参加者でクラウド上で共有することができます。そうすることによって、リアルタイムで資料を更新することができ、もちろん、クラウド上でそのデータを共有することができるのです。会議で決まったことをしっかりと反映させることができます。
また、ほかの面としては会議資料を瞬時でクラウド上で共有することができるので、会議の始まるギリギリまで資料を準備することができるということです。今までは紙の資料を準備するために、会議のある程度前までには資料を仕上げなければいけませんでした。さらには添付する図や表などの準備も大変でした。しかし、ペーパーレス会議であれば、時間的な余裕を持つことができます。

ペーパーレス会議で失敗しないためにクラウド使用

最近企業の間で話題になっているのがペーパーレス会議です。ペーパーレス会議とはこれまで紙ベースで行っていた会議をタブレットなどのクラウド上の電子データで共有して行う会議のことです。ペーパーレス会議によって様々なメリットがあるといわれています。例えば、一番はコストの削減です。会議のために資料を作成するコスト、さらには実際に印刷の際に用いる紙のコストを削減することができます。
とはいえ、これからペーパーレス会議を導入しようとしている場合にはどのような点に注意すると良いのでしょうか。今日はペーパーレス会議で失敗しないためにできることを記したいと思います。まず、最初の点はどのような形で資料を作成し、クラウド上で共有し、保存するかということを決めておくことです。ペーパーレス会議の場合には会議資料はクラウド上の電子データでタブレットなどを用いて共有します。
さて、その際に電子データの形式を統一しないと会議の際にある資料は見にくい、もしくはきちんと見られないということもあります。それで、まずは社内においてペーパーレス会議で用いるある種テンプレートをしっかりと決めておくべきです。さらに、保存方法などの管理もあらかじめ決めておかないとセキュリティ面でも問題となりますし、その後のクラウド上でデータの閲覧もしにくくなります。

コスト削減効果が大きいペーパーレス会議

会社は定期的に会議を行っています。会議をすることで、今後の方針の決定や部内での情報共有を狙っているのです。会議によるメリットは大きいですが、問題点もあります。それは会議の準備に伴うコストが大きいことです。特に、会議の資料を用意する際には、大きなコストが発生します。紙とインクに加えて、印刷に用いるプリンターの光熱費も考えなければなりません。そして、印刷した資料をまとめることは、人間の手で行われます。
会社で人間が何らかの作業をするということは、人件費が発生するという意味です。前述したコストの問題は、ペーパーレス会議の実現で解消します。ペーパーレス会議とは、名称の通りの意味で、紙に頼らない会議のことです。会議用の資料を印刷する必要がないので、資料の用意に伴うコストはほとんど発生しません。紙の代わりに使用するのは、タブレット端末です。各社員が所有しているタブレット端末に、クラウドの資料のデータを送信します。
タブレット端末でクラウド上でのデータ送信は一括で行えるため、事前にアドレス登録を済ませておけば、ほとんど手間がかかりません。データ送信とアドレス登録の際に人件費は発生しますが、会議用の資料に紙を用いるよりもコストが小さいのは確かです。コスト削減は大半の企業が目標にしていることなので、ペーパーレス会議を採用する企業が増加しています。


年々コスト削減が企業の至上命題となり、多くの企業が頭を悩ませていると思いますが、クラウドを使ったペーパーレス会議を行えば、その悩みも一気に解消できるでしょう。クラウドを使ったペーパーレス会議における最大のメリットはなんといってもコストの削減が大幅にできるということです。そうなれば企業の発展にもつながりますので、ぜひ検討してみてください。

お知らせ

2017年02月02日
ペーパーレス会議が良い理由についてを更新しました。
2017年02月02日
ペーパーレス会議で何を実現できるのかを更新しました。
2017年02月02日
ペーパーレス会議導入の際の注意点を更新しました。
2017年02月02日
実際にペーパーレス会議を経験して感じたことを更新しました。